Ένας οδηγός για την απομακρυσμένη εργασία για μικρομεσαίες επιχειρήσεις

8
Ένας οδηγός για την απομακρυσμένη εργασία για μικρομεσαίες επιχειρήσεις
Εργασία εξ αποστάσεως

Με Γκρέις Λάου

Η εξ αποστάσεως εργασία έχει τόσο πλεονεκτήματα όσο και μειονεκτήματα και είναι μια ταχέως αναπτυσσόμενη τάση. Από τη μία, είναι μια ευκαιρία να αποφύγεις τις καθημερινές μετακινήσεις και να περάσεις περισσότερο χρόνο με αγαπημένα πρόσωπα. Από την άλλη, μπορεί να σημαίνει λιγότερες κοινωνικές σχέσεις και να χάσουν τα αστεία του γραφείου.

Για μεγάλες εταιρείες με μεγάλες ομάδες, η μετάβαση στην εξ αποστάσεως εργασία μπορεί να είναι μια απλή διαδικασία με υποστήριξη σε όλους τους τομείς. Για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις με μειωμένες ομάδες και λιγότερα κεφάλαια, η μετακόμιση μπορεί να χρειαστεί λίγο περισσότερη σκέψη και προσπάθεια. Αυτό δεν σημαίνει ότι είναι ένα όνειρο που αξίζει να το εγκαταλείψουμε. για να λειτουργήσει, το μόνο που χρειάζεται είναι μια επιπλέον ώθηση.

Είτε πουλάτε λογισμικό διαχείρισης έργου είτε είστε startup με μηδενικά απόβλητα, εδώ είναι ένας οδηγός εργάζονται εξ αποστάσεως ως SMB.

Εργασία εξ αποστάσεως
Πηγή: Το Daily MBA

Η επικοινωνία είναι το κλειδί

Όταν βρίσκεστε στο γραφείο, είναι εύκολο να μιλήσετε στους συναδέλφους σας για ιδέες και πιθανές αλλαγές. Όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως, αυτή η πολυτέλεια δεν υπάρχει πλέον. Επομένως, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ολόκληρη η ομάδα εμπλέκεται ο ένας τον άλλον με αυτό που συμβαίνει.

Για μια επιχείρηση με μικρότερα τμήματα, αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό καθώς οι άνθρωποι τείνουν να αναλαμβάνουν περισσότερους από έναν ρόλους. Το να διατηρείτε ο ένας τον άλλον ενημερωμένο όσο το δυνατόν περισσότερο είναι ένας πολύ καλός τρόπος για μια επιχείρηση να αναπτυχθεί μέσω της ομαδικής συνεργασίας, καθώς όλοι νιώθουν συμμετοχή και σεβασμό και θέλουν να κάνουν μια θετική διαφορά.

Ένας πολύ καλός τρόπος για να συνεχίσετε είναι να χρησιμοποιείτε εργαλεία συνεργασίας και επικοινωνίας όπως το Dialpad, το Zoom, το Skype και άλλα Εναλλακτικές λύσεις RingCentral. Επενδύοντας σε αυτό, δεν έχει σημασία πού έχουν τη βάση τους οι άνθρωποι – μπορούν ελεύθερα να μιλήσουν μεταξύ τους και κανείς δεν μένει έξω από τον κύκλο. Εναλλακτικά, υπάρχουν πολλές εφαρμογές πολλαπλών πλατφορμών που είναι διαθέσιμες για υποστήριξη γραπτής αλληλεπίδρασης.

Το είδος της εταιρείας που διευθύνετε θα κάνει τη διαφορά στις μεθόδους επικοινωνίας που χρησιμοποιείτε, γι’ αυτό συζητήστε με την ομάδα σας και δείτε ποιον τρόπο προτιμούν να μιλάνε μεταξύ τους. Ως SMB, θα πρέπει να είναι ευκολότερο να καταλάβετε τη μέθοδο αλληλεπίδρασης που προτιμούν οι άνθρωποι και τι λειτουργεί για ολόκληρη την ομάδα.

Κρατήστε τα πράγματα ξεκάθαρα

Όταν εργάζεστε από το σπίτι, η όλη δυναμική αλλάζει, επομένως είναι σημαντικό να διατηρείτε τα πράγματα ξεκάθαρα και να διασφαλίζετε ότι όλοι είναι ευπρόσδεκτοι και κατανοούν πώς λειτουργούν τα πράγματα. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει οτιδήποτε, από ευέλικτους χρονισμούς έως προθεσμίες εργασίας.

Ο χρόνος είναι πολύ σημαντικός. Τώρα δεν είστε πλέον στο γραφείο με πλήρη απασχόληση, σκεφτείτε εάν τηρείτε ένα πρόγραμμα Δευτέρας-Παρασκευής ή εάν θέλετε να κάνετε τα πράγματα πιο ευέλικτα. Εάν είστε μια εταιρεία που απολαμβάνει τις συναντήσεις της ομάδας ή χρησιμοποιεί ένα τηλεφωνικό σύστημα PBX για να μιλήσει με πολλούς πελάτες, είναι πιθανώς καλύτερο να διατηρήσετε τις συνήθεις ώρες εργασίας σας. Ωστόσο, εάν όλοι στην ομάδα σας εργάζονται αυτόνομα, μπορεί να αποφασίσετε να είστε ευέλικτοι με τις ώρες, αρκεί να κάνουν τη δουλειά.

Μπορείτε να επιλέξετε να κάνετε έναν συνδυασμό των δύο και να χρησιμοποιήσετε εργαλεία διαχείρισης χρόνου για να υπολογίσετε τους χρόνους διασταύρωσης για συσκέψεις. Εάν αποφασίσετε να εργαστείτε εκτός των κανονικών ωρών γραφείου, βάλτε όρια. Για παράδειγμα, φροντίζοντας να στέλνετε μηνύματα που σχετίζονται με την εργασία μόνο σε ένα email εργασίας την κατάλληλη στιγμή. Κανείς δεν εκτιμά ένα μήνυμα WhatsApp σχετικά με την εργασία που αποστέλλεται στις 23:00!

Διευκρινίστε εάν εξακολουθεί να υπάρχει το ίδιο επίπεδο επείγοντος που αναμένεται με την εργασία. Ή εάν, λόγω πραγμάτων όπως το ευέλικτο ωράριο εργασίας, είστε πρόθυμοι να είστε λίγο πιο χαλαροί με τις προθεσμίες. Το να είστε ξεκάθαροι με τους κανόνες από την αρχή σημαίνει ότι δεν υπάρχουν κακές επικοινωνίες στην πορεία.

Top 3 WFH
Πηγή: Ήρωας Απασχόλησης

Να είστε κατανοητοί

Ενώ για πολλούς, η εξ αποστάσεως εργασία είναι ένα όνειρο, για άλλους, μπορεί να είναι ένας αγώνας προσαρμογής. Χωρίς επίσημο εργασιακό περιβάλλον, ορισμένοι δυσκολεύονται να επικεντρωθούν. Μπορεί επίσης να έχουν ευθύνες που δεν υπάρχουν στο γραφείο, όπως η φροντίδα των παιδιών. Η κατανόηση ότι η απομακρυσμένη εργασία μπορεί να αποσπά την προσοχή μειώνει το περιττό άγχος.

Είναι σημαντικό να ελέγχετε τους ανθρώπους και να βλέπετε πώς τα καταφέρνουν, ειδικά αν αυτή είναι η πρώτη φορά που η ομάδα σας εργάζεται εξ αποστάσεως. Αν σας λένε ότι αντιμετωπίζουν εξάντληση. Το να είστε ανοιχτοί και συμπονετικοί θα τους κάνει να νιώσουν άνετα να έρθουν κοντά σας με προβλήματα. Αυτό βοηθά στην αντιμετώπιση προβλημάτων γρήγορα και απλά.

Ως SMB, μπορεί να θέλετε να σκεφτείτε να κάνετε μια εβδομαδιαία συνομιλία με την ομάδα σας συνολικά και ως άτομα, για να βεβαιωθείτε ότι όλοι πάνε καλά και προσαρμόζονται σε οποιεσδήποτε αλλαγές. Ακόμη και η εφαρμογή αυτοματοποίησης για μικρές επιχειρήσεις μπορεί να είναι μια λύση για να γίνει κάπως πιο εύκολη η απομακρυσμένη εργασία.

Διεξάγοντας τακτικές συναντήσεις, μπορείτε να βρείτε λύσεις σε προκλήσεις που αντιμετωπίζετε συχνά. Όπως, μπορεί να είναι πρόκληση για μερικούς να δέχονται κλήσεις από φορητό υπολογιστή ή tablet. Μια καλή λύση για αυτό είναι η χρήση του αναστροφή κλήσης, το οποίο επιτρέπει τη μετακίνηση κλήσεων από φορητό υπολογιστή ή οποιαδήποτε άλλη συσκευή χωρίς να διακόπτεται η κλήση. Συνολικά, αυτό μπορεί να βοηθήσει στη βελτίωση της εργασίας και της παραγωγικότητας των απομακρυσμένων εργαζομένων.

Visual Capitalist
Πηγή: Visual Capitalist

Χρησιμοποιήστε τη σωστή τεχνολογία

Καθώς όλο και περισσότερες εταιρείες πηγαίνουν εξ αποστάσεως, ο τύπος των επιχειρήσεων τεχνολογίας που χρησιμοποιούν μεταξύ τους και οι πελάτες τους συνεχίζουν να αναπτύσσονται. Επομένως, για να βεβαιωθείτε ότι η εταιρεία σας προσαρμόζεται σωστά στην απομακρυσμένη εργασία, βεβαιωθείτε ότι υπάρχει η σωστή τεχνολογία.

Αφιερώστε λίγο χρόνο για να σκεφτείτε τον εξοπλισμό που χρησιμοποιείτε συνήθως στο γραφείο. Στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι παρέχετε επαρκή αντικείμενα, εργαλεία και λογισμικό, ώστε οι άνθρωποι να μπορούν εύκολα να κάνουν τη δουλειά τους στο σπίτι. Μπορεί ο σχεδιαστής σας να έχει συνηθίσει να χρησιμοποιεί το Photoshop ή ότι η ομάδα υποστήριξης πελατών χρειάζεται ένα τηλεφωνικό σύστημα για να απαντά στις εισερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις και να αντιμετωπίζει τις ανησυχίες των πελατών.

Ό,τι και αν χρειαστεί, η απόκτηση της κατάλληλης τεχνολογίας για τις ομάδες σας θα το κάνει μετάβαση στην εξ αποστάσεως εργασία πολύ πιο εύκολο, και αυτό μπορεί να αντανακλάται μόνο καλά στην εταιρεία σας. Ευτυχώς, υπάρχει μια πληθώρα σύγχρονης τεχνολογίας που οι άνθρωποι μπορούν εύκολα να χρησιμοποιήσουν στους φορητούς υπολογιστές ή τους υπολογιστές τους.

Υπάρχουν πολλά διαθέσιμα εργαλεία για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις για να βεβαιωθείτε ότι οι ομάδες παρακολουθούν τα πράγματα. Τα εργαλεία διαχείρισης το καθιστούν ευκολότερο, ενώ ειδικά επιχειρηματικά εργαλεία έχουν σχεδιαστεί για την παρακολούθηση της προόδου των εργασιών.

Ορισμένα εργαλεία διευκολύνουν την κοινή χρήση εργασίας μέσω του cloud όταν εργάζεστε από το σπίτι. Η εφαρμογή της τεχνολογίας που χρειάζεστε θα συνεχίσει να αναπτύσσεται και να προχωρά η επιχείρησή σας.

Ως δευτερεύουσα σημείωση για την τεχνολογία και την απομακρυσμένη εργασία, εάν εργάζεστε με πελάτες, μπορεί να χρειαστεί να ενημερώσετε την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι όσο περισσότεροι άνθρωποι εργάζονται από το σπίτι, περισσότεροι από εμάς αγοράζουν online. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα περισσότερες επιθέσεις στον κυβερνοχώρο, επομένως προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε το σωστό λογισμικό ασφαλείας για να βεβαιωθείτε ότι οι πελάτες σας έχουν μια ασφαλή εμπειρία διαδικτυακών αγορών.

Ένα άλλο, κατά τη μετάβαση σε απομακρυσμένη εργασία, ίσως σκεφτήκατε να αλλάξετε τα στοιχεία επικοινωνίας ή τη διεύθυνση της επιχείρησής σας. Ωστόσο, για τους αριθμούς τηλεφώνου είναι καλύτερο να διατηρήσετε τους υπάρχοντες. Εάν αλλάξετε πάροχο, μπορείτε να σκεφτείτε μεταφορά αριθμού ώστε να μπορείτε ακόμα να χρησιμοποιείτε τον παλιό αριθμό της επιχείρησής σας.

Employee-Relations-Remote-Work-Setting (1)
Πηγή: Λύσεις κινήτρων

Ενισχύστε το ηθικό

Ενώ ο έλεγχος του προσωπικού έχει ήδη συζητηθεί, είναι σημαντικό να διατηρείτε το ηθικό μεταξύ των απομακρυσμένων εργαζομένων σας. Προσπαθήστε να διατηρήσετε τη διάθεση είτε στο σπίτι είτε στο γραφείο. Όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως, η κοινωνική πλευρά της εργασίας μπορεί να επιβραδυνθεί, επομένως είναι σημαντικό να κάνετε ό,τι μπορείτε για να βοηθήσετε τους ανθρώπους κατά τη διάρκεια της εβδομάδας.

Μπορεί να αποφασίσετε να κάνετε ένα εβδομαδιαίο κουίζ που βασίζεται σε βίντεο ή να κάνετε μια μικρή συνάντηση στο διαδίκτυο. Ακόμη και μια μικρή συγκέντρωση σε γενέθλια ή ειδικές μέρες θα κάνει τη διαφορά. Για να προσθέσετε σε αυτό, σκεφτείτε να δώσετε στους ανθρώπους διαδικτυακά κουπόνια σε συγκεκριμένες περιπτώσεις για να τους ενημερώσετε ότι αποτελούν πολύτιμο μέρος της ομάδας.

Θυμηθείτε, η ευτυχία των εργαζομένων αντανακλάται στην παραγωγή τους. Το να βεβαιωθείτε ότι όλοι είναι ικανοποιημένοι με τον ρόλο τους είναι επίσης ένας εξαιρετικός τρόπος για να χτίσετε εσωτερικά την επωνυμία σας.

Μπορείς επιβραβεύστε τους ανθρώπους όταν κάνουν πράγματα όπως η επίτευξη στόχων ή η παραγωγή μιας εξαιρετικής δουλειάς. Ας πούμε, για παράδειγμα, ότι κάνετε το μάρκετινγκ για πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου B2B και έχετε έναν πελάτη που είναι πραγματικά ευχαριστημένος με τις προσπάθειές σας. Γιατί να μην συγκεντρώσετε μια ομάδα βίντεο για να γιορτάσουν την επιτυχία σας; Και πάλι, πρόκειται για το να δείξετε εκτίμηση στους εργαζομένους σας.

Ένας άλλος τρόπος για να τονώσετε το ηθικό είναι να εστιάσετε στα ενδιαφέροντα της ομάδας σας. Σκεφτείτε να συγκεντρώσετε τους ανθρώπους για να μιλήσουν για τις αγαπημένες τους ταινίες ή μουσική. Αφιερώστε 20 λεπτά δείχνοντας ο ένας στον άλλο τα χαριτωμένα κατοικίδιά σας ή κάντε έναν διαδικτυακό διαγωνισμό ζωγραφικής. Όλα αυτά είναι τρόποι για να διαλύσετε τα εγκόσμια και να απομακρύνετε τους ανθρώπους από το ίδιο σημείο.

Ζήστε το WFH
Πηγή: Ήρωας Απασχόλησης

Η εξ αποστάσεως εργασία μπορεί να είναι μια προσωρινή κίνηση για την επιχείρησή σας ή μπορεί να είναι η αρχή για κάτι που λειτουργεί. Ακολουθώντας αυτόν τον οδηγό ως μικρομεσαία επιχείρηση θα σας βοηθήσει να το κάνετε σωστά, επιτρέποντας στην ομάδα σας να προσαρμοστεί σε οποιεσδήποτε αλλαγές και διασφαλίζοντας ότι η εταιρεία σας θα συνεχίσει να είναι όσο το δυνατόν καλύτερα.

Σχετικά με τον Συγγραφέα

Συγγραφέας - ΓκρέιςΓκρέις Λάου είναι ο Διευθυντής του Growth Content στο Dialpad, μια πλατφόρμα επικοινωνίας cloud που υποστηρίζεται από AI για καλύτερη ομαδική συνεργασία για εξερχόμενες και εισερχόμενα τηλεφωνικά κέντρα . Έχει πάνω από 10 χρόνια εμπειρία στη συγγραφή περιεχομένου και τη στρατηγική. Επί του παρόντος, είναι υπεύθυνη για κορυφαίες στρατηγικές επώνυμου και εκδοτικού περιεχομένου, σε συνεργασία με ομάδες SEO και Ops για τη δημιουργία και την ανάπτυξη περιεχομένου. Εδώ είναι αυτή LinkedIn.

Ähnliche Beiträge

Αφήστε μια απάντηση