Λογισμικό συντήρησης εγκαταστάσεων: Γιατί οι προσδοκίες δεν ανταποκρίνονται στην πραγματικότητα

4
Λογισμικό συντήρησης εγκαταστάσεων: Γιατί οι προσδοκίες δεν ανταποκρίνονται στην πραγματικότητα
Ρυθμίσεις

Του Πάτρικ Σιμ

Το λογισμικό πρέπει να κάνει τη ζωή πιο εύκολη. Δυστυχώς, αυτό δεν συμβαίνει πάντα για πολλούς διαχειριστές εγκαταστάσεων. Έχουμε ακούσει πολλές ιστορίες αποτυχίας λογισμικό συντήρησης εγκαταστάσεων υλοποιήσεις από τους Διευθυντές Εγκαταστάσεων. Σύμφωνα με trustplant.com, το 80% των αναπτύξεων λογισμικού CMMS αποτυγχάνουν.

Γιατί υπήρξε τόσο υψηλό ποσοστό αποτυχίας; Εξετάζουμε τους λόγους.

Λόγοι για τους οποίους το λογισμικό συντήρησης εγκαταστάσεων απογοητεύει

1. Λογισμικό on-premise

Το λογισμικό CMMS παλαιού τύπου απαιτεί διακομιστές εσωτερικής εγκατάστασης. Μοντέρνο Συστήματα CMMS από την άλλη πλευρά, γενικά βασίζονται σε cloud και παρέχονται μέσω ενός μοντέλου Software-as-a-Service. Τα συστήματα που βασίζονται στο cloud έχουν επικρατήσει για καλό λόγο. Υποστηρίζουν την απομακρυσμένη εργασία. Μπορούν εύκολα να αναβαθμιστούν και να υποστηρίζουν εφαρμογές για κινητά. Το λογισμικό SaaS τείνει να είναι φθηνότερο και εύκολα επεκτάσιμο. Δεδομένης της προόδου στην τεχνολογία cloud, δεν υπάρχει πια λόγος να επιλέγετε λογισμικό on-premise. Το λογισμικό cloud μπορεί ακόμη και να γίνει πιο ασφαλές από τις εγκαταστάσεις εσωτερικής εγκατάστασης.

Εγκαταστάσεις Οι διαχειριστές εγκαταστάσεων που επιλέγουν να εφαρμόσουν λογισμικό on-premise θα αντιμετωπίσουν υψηλό κόστος εγκατάστασης και μεγάλες περιόδους ανάπτυξης. Στην εποχή μας, οι διαχειριστές εγκαταστάσεων θα πρέπει απλώς να μείνουν μακριά από συστήματα CMMS που δεν βασίζονται σε σύννεφο.

2. Έλλειψη αναβαθμίσεων

Σε συνδυασμό με το λογισμικό εσωτερικής εγκατάστασης είναι η δυσκολία να προωθηθούν οι αναβαθμίσεις. Παλιότερα συστήματα ενημερώνονταν σπάνια ή καθόλου. Από την άλλη πλευρά, τα σύγχρονα συστήματα CMMS SaaS μπορούν να ενημερώνονται τόσο συχνά όσο κάθε εβδομάδα.

Σήμερα, οι περισσότεροι από εμάς έχουμε συνηθίσει σε λογισμικό που αναβαθμίζεται συχνά. Σκεφτείτε πόσες φορές οι εφαρμογές για κινητά στο τηλέφωνό μας απαιτούν ενημερώσεις. Για την παροχή νέων λειτουργιών, την αντιμετώπιση σφαλμάτων, τη διασφάλιση της συμβατότητας με άλλες αλλαγές συστήματος, την υποστήριξη νέων ενσωματώσεων και τη βελτίωση της εμπειρίας χρήστη, απαιτούνται συχνές αναβαθμίσεις. Για παράδειγμα, υπάρχουν πολλοί αισθητήρες IOT που θα πρέπει να ενσωματωθούν για την επίτευξη αυτοματοποιημένης ανίχνευσης σφαλμάτων.

Επομένως, οι διαχειριστές εγκαταστάσεων θα πρέπει να προσέχουν το λογισμικό CMMS που βελτιώνεται συχνά. Οι συχνές ενημερώσεις είναι ενδεικτικές μιας ισχυρής και ενεργής ομάδας ανάπτυξης που υποστηρίζει το λογισμικό. Το λογισμικό CMMS που παραμένει στατικό θα είναι σύντομα ξεπερασμένο. Το πιο σημαντικό, προσέξτε το λογισμικό CMMS που καθοδηγείται από ανάπτυξη προϊόντων με γνώμονα τον πελάτη. Αυτό σημαίνει ότι ο προγραμματιστής λογισμικού CMMS είναι πιο πιθανό να είναι δεκτικός στις προτάσεις σας για βελτιώσεις και η νέα λειτουργία των ονείρων σας μπορεί να γίνει πραγματικότητα στο εγγύς μέλλον.

3. Απαιτείται εκτεταμένη εκπαίδευση

Οι προγραμματιστές λογισμικού CMMS μπορούν να υιοθετήσουν μία από τις δύο φιλοσοφίες όσον αφορά το πόση εκπαίδευση απαιτείται για τη χρήση του λογισμικού. Η παραδοσιακή σχολή σκέψης είναι ότι η διαχείριση εγκαταστάσεων είναι ένας περίπλοκος τομέας και είναι αναπόφευκτο να απαιτείται επίσημη εκπαίδευση για τη σωστή χρήση του λογισμικού. Κάποιο λογισμικό μπορεί να απαιτεί ακόμη και πληρωμένη εκπαίδευση.

Μια νεότερη προσέγγιση είναι η πεποίθηση ότι το βάρος βαρύνει τον προγραμματιστή λογισμικού CMMS να κάνει το λογισμικό τόσο απλό και διαισθητικό ώστε για βασική χρήση, οι περισσότεροι χρήστες μπορούν να το παραλάβουν φυσικά χωρίς καθόλου εκπαίδευση. και για πιο προχωρημένους χρήστες, μπορούν να μάθουν μόνοι τους χρησιμοποιώντας τα διαθέσιμα εκπαιδευτικά βίντεο.

Οι προγραμματιστές λογισμικού CMMS που κινούνται προς την αυτο-ρύθμιση θα επικεντρωθούν στην παροχή εξαιρετικής διεπαφής χρήστη / UX (διεπαφή χρήστη / εμπειρία χρήστη), έγκαιρες συμβουλές εντός εφαρμογής, ανάπτυξη μιας ολοκληρωμένης βάσης γνώσεων που περιλαμβάνει επιδείξεις βίντεο και επαναληπτικές βελτιώσεις UX με βάση την πραγματική δραστηριότητα χρήσης.

Εάν ένα λογισμικό CMMS που βασίζεται σε σύννεφο προσπαθεί να μην έχει επίσημη «εκπαίδευση» που απαιτείται για τους περισσότερους χρήστες, σημαίνει φυσικά μικρότερο χρόνο ανάπτυξης, μικρότερο κόστος υλοποίησης και μεγαλύτερη χρήση από όλα τα μέρη. Η διαθεσιμότητα διαδικτυακών πόρων αυτοβοήθειας σημαίνει επίσης λιγότερη εξάρτηση από την υποστήριξη πελατών.

Από τη σκοπιά του Facility Manager που αναπτύσσει ένα νέο λογισμικό CMMS, είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε ένα λογισμικό όπου η επιτυχία μπορεί να επιτευχθεί ακόμα και χωρίς να χρειάζεται να κρατάτε το χέρι από την υποστήριξη πελατών, αντί να κινδυνεύετε να απογοητευτείτε από την αργή απόκριση υποστήριξης πελατών.

Στον κλάδο της Διαχείρισης Εγκαταστάσεων, όπου ορισμένοι χρήστες μπορεί να είναι λιγότερο γνώστες της τεχνολογίας, η έμφαση στο εξαιρετικό UX είναι ακόμη πιο σημαντική. Αυτή μπορεί συχνά να είναι η διαφορά μεταξύ επιτυχίας και αποτυχίας υλοποίησης.

4. Όχι κινητό

Το να είσαι φορητός είναι μέρος της παροχής μιας εξαιρετικής εμπειρίας χρήστη (UX). Εάν ένα λογισμικό CMMS έχει μόνο εφαρμογές ιστού για επιτραπέζιους υπολογιστές και δεν υποστηρίζει εφαρμογές για κινητά, αυτό αποτελεί σαφή ένδειξη της έλλειψης εστίασης στο UX. Οι διαχειριστές εγκαταστάσεων, οι τεχνικοί και οι αιτούντες αναμένουν σήμερα να αλληλεπιδρούν εν κινήσει. Αυτό είναι ακόμη πιο σημαντικό σε απομακρυσμένα περιβάλλοντα εργασίας που προκαλούνται από τον COVID.

Στο FacilityBot, προχωρήσαμε ένα βήμα παραπέρα. Πιστεύουμε ότι η απαίτηση από τους αιτούντες να κατεβάσουν μια νέα εφαρμογή για κινητά και να συνδεθούν προκαλεί υπερβολική τριβή και μειώνει τη χρήση. Οι ένοικοι του κτιρίου έχουν ήδη πάρα πολλές εφαρμογές για κινητά στα τηλέφωνά τους και θα ήταν απρόθυμοι να κατεβάσουν μια νέα εφαρμογή για κινητά μόνο και μόνο για να αλληλεπιδράσουν με τον διαχειριστή της εγκατάστασης. Μια πολύ πιο φυσική συμπεριφορά είναι η υποστήριξη μηνυμάτων. Αυτός είναι ο λόγος που δημιουργήσαμε το FacilityBot για να είναι μηνυμάτων-πρώτα, όπου οι ένοικοι του κτιρίου μπορούν να στέλνουν αιτήματα απευθείας στο σύστημα όπου θα λάβουν εισιτήριο, θα αντιστοιχιστούν αυτόματα και θα αντιμετωπιστούν σωστά.

5. Εμπόδια στην ένταξη

Τα συστήματα διαχείρισης έξυπνων εγκαταστάσεων πρέπει να είναι ανοιχτά στην ενοποίηση, προκειμένου να υποστηρίξουν την αυξανόμενη διαθεσιμότητα αισθητήρων IOT και συνδεδεμένων συστημάτων διαχείρισης κτιρίων. Εάν δεν βλέπετε δημόσια διαθέσιμη τεκμηρίωση API για το σύστημα CMMS, θα ήταν λογικό να πιστεύετε ότι αυτό το σύστημα CMMS δεν είναι ανοιχτό σε ενοποίηση.

Τα συστήματα CMMS που δεν είναι ανοιχτά στην ενοποίηση σημαίνει ότι θα υπήρχε εμπόδιο στον αυτοματισμό. Για παράδειγμα, οι πληροφορίες στοιχείων δεν μπορούν να συγχρονιστούν με ένα σύστημα ERP και οι αισθητήρες χρόνου διακοπής λειτουργίας του εξοπλισμού δεν μπορούν να δημιουργήσουν αυτόματα ένα εισιτήριο εντός του συστήματος CMMS.

6. Κρυφό κόστος

Μια συχνή αιτία απογοήτευσης στην εφαρμογή CMMS για τη Διαχείριση Εγκαταστάσεων είναι όταν υπάρχουν κρυφά κόστη κατά την ανάπτυξη. Το κρυφό κόστος μπορεί να λάβει τη μορφή κόστους εγκατάστασης, εκπαίδευσης και εγκατάστασης, που συχνά παρουσιάζεται ως κόστος «συμβουλευτικής». Σαφώς, τέτοιο κόστος είναι πιο πιθανό για παλαιού τύπου συστήματα που απαιτούν υψηλά επίπεδα επίσημης εκπαίδευσης. Άλλα τυπικά κρυφά κόστη περιλαμβάνουν χρεώσεις πρόσβασης σε API, κόστη τερματισμού ή πρόσθετες δαπάνες χρήσης λειτουργιών.

Τείνει να υπάρχει λιγότερο κρυφό κόστος σε συστήματα SaaS που βασίζονται σε σύννεφο. Για να αποφύγετε κρυφά κόστη, προσέξτε επίσης διαφανείς τιμές που αναφέρονται δημόσια στον ιστότοπο. Όπου η τιμολόγηση δεν αναφέρεται δημόσια, είναι εύλογο να υποπτευόμαστε ότι ο προμηθευτής του συστήματος CMMS μπορεί να εφαρμόζει μεροληπτικές τιμές και μπορεί να μην γνωρίζετε ολόκληρη την εικόνα στην αρχή.

Το λογισμικό SaaS που βασίζεται στο cloud έχει επίσης το πλεονέκτημα ότι είναι επεκτάσιμο. Η τιμολόγηση, για παράδειγμα, μπορεί να βασίζεται στον αριθμό των απαιτούμενων λογαριασμών. Αυτό σημαίνει ότι η Διαχείριση Εγκαταστάσεων μπορεί να ξεκινήσει με ένα πρόγραμμα συνδρομής χαμηλού κόστους, να διασφαλίσει ότι η ανάπτυξη είναι εύκολη, η εμπειρία χρήστη είναι καλή, η υποστήριξη πελατών είναι επαρκής και δεν υπάρχουν κρυφά κόστη, προτού κλιμακώσει τη δέσμευσή τους.

Τα καλά νέα

Έχουμε ακούσει πάρα πολλές ιστορίες αποτυχίας εφαρμογής λογισμικού CMMS. Πιστεύουμε ότι αυτό δεν χρειάζεται να συμβαίνει. Τα καλά νέα είναι ότι πλέον υπάρχει λογισμικό CMMS που βασίζεται σε σύννεφο, το οποίο είναι πλούσιο σε δυνατότητες, εύκολο στη χρήση και ανάπτυξη και σε λογικές τιμές, το οποίο θα πρέπει να ευχαριστεί παρά να απογοητεύει τους Διευθυντές Εγκαταστάσεων. Στην πραγματικότητα, αντίστροφα, πιστεύουμε ότι θα πρέπει να υπάρχει ελάχιστος λόγος για τους Διευθυντές Εγκαταστάσεων να μην χρησιμοποιούν λογισμικό CMMS για την ψηφιοποίηση και την αυτοματοποίηση των διαδικασιών τους.

Σχετικά με τον Συγγραφέα

Πάτρικ ΣιμΠάτρικ Σιμ, Συνιδρυτής του FacilityBot. Τα ενδιαφέροντά μου περιλαμβάνουν τη δημιουργία ενός συστήματος διαχείρισης εγκαταστάσεων για την αποστολή μηνυμάτων που αγαπούν οι διαχειριστές εγκαταστάσεων και την κατασκευή άλλων συστημάτων λογισμικού.

Ähnliche Beiträge

Αφήστε μια απάντηση