5 Συμβουλές ασφαλείας για εσωτερικά έγγραφα

8
5 Συμβουλές ασφαλείας για εσωτερικά έγγραφα
ασφάλεια δεδομένων

Οι επιχειρηματικές πληροφορίες είναι κρίσιμες, γεγονός που απαιτεί την ασφάλεια κάθε δεδομένων. Η κυβερνοασφάλεια είναι μια απειλή που στοχεύει επιχειρηματικά δεδομένα. Τα εσωτερικά ψηφιακά έγγραφα της επιχείρησής σας ενδέχεται να παραβιαστούν ή να κλαπούν εάν δεν είναι καλά ασφαλισμένα. Επιπλέον, αυτά τα έγγραφα μπορούν να παραβιαστούν μέσω κακόβουλου λογισμικού όπως το ransomware που μπορεί να καταστρέψει τα δεδομένα της επιχείρησής σας.

Οι μικρές επιχειρήσεις γίνονται συνήθως στόχος εγκληματιών στον κυβερνοχώρο, επειδή τα μέτρα ασφαλείας τους δεν είναι ενημερωμένα για να ταιριάζουν με τις τρέχουσες απειλές στον κυβερνοχώρο. Ωστόσο, ορισμένες μεγάλες επιχειρήσεις έχουν δεχθεί επιθέσεις από κυβερνοεγκληματίες με επιτυχία στο πρόσφατο παρελθόν. Ως αποτέλεσμα, δεν είναι ασφαλείς εάν δεν επενδύσουν σε μεγάλο βαθμό στην ασφάλεια στον κυβερνοχώρο. Σε πολλά έθνη σε όλο τον κόσμο, η προστασία των προσωπικών πληροφοριών των πελατών είναι υποχρεωτική και όχι επιλογή. Η απώλεια τέτοιων πληροφοριών από εγκληματίες στον κυβερνοχώρο μπορεί να επιφέρει βαριά πρόστιμα, τα οποία μπορεί να οδηγήσουν ακόμη και σε κλείσιμο επιχειρήσεων.

Εάν είστε ιδιοκτήτης επιχείρησης, θα πρέπει να γνωρίζετε πώς μπορείτε να διατηρήσετε τα εσωτερικά σας έγγραφα ασφαλή. Εδώ είναι μερικές συμβουλές για εσάς:

1. Χρησιμοποιήστε Ηλεκτρονικές Υπογραφές

Πέρασαν οι μέρες που έπρεπε να περιμένετε να υπογράψει το αφεντικό σας ένα έγγραφο που χρειαζόταν επειγόντως δράση μετά το ταξίδι τους. Επιπλέον, με την απομακρυσμένη εργασία και την απομακρυσμένη επιβίβαση λόγω κοινωνικής αποστασιοποίησης, δεν χρειάζεται να στείλετε έντυπα συμβόλαια στους νέους σας προσλαμβάνοντες για υπογραφή και, στη συνέχεια, να σας στείλουν τα έγγραφα πίσω. Αντίθετα, μπορείς ηλεκτρονική υπογραφή τα έγγραφά σας από όπου κι αν βρίσκεστε με την τελευταία λέξη της τεχνολογίας.

Αυτό που χρειάζεστε είναι λογισμικό που παρέχει υπηρεσία ηλεκτρονικής υπογραφής. Αυτό το λογισμικό σάς δίνει τη δυνατότητα να υπογράψετε τα έγγραφά σας και να τα στείλετε σε άλλα μέρη που πρέπει να επισυνάψουν τις υπογραφές τους. Επιπλέον, μπορείτε να παρακολουθείτε και να λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχολίων μόλις κάθε άτομο υπογράψει το έγγραφο. Με αυτό το λογισμικό, μπορείτε άνετα να γράψετε την υπογραφή σας χρησιμοποιώντας το ποντίκι του υπολογιστή ή ένα στυλό γραφίδας.

2. Δημιουργήστε ψηφιακά αντίγραφα

Οι πληροφορίες της επιχείρησης κινδυνεύουν πάντα να χαθούν, να κλαπούν ή να καταστραφούν από ιούς και άλλο κακόβουλο λογισμικό. Φυσικές καταστροφές όπως πυρκαγιά, σεισμοί ή πλημμύρες μπορούν να καταστρέψουν τους επαγγελματικούς σας χώρους και όλες τις συσκευές του γραφείου σας, οδηγώντας κατά συνέπεια στην απώλεια όλων των πληροφοριών σας. Εάν δεν έχετε αντίγραφα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως σημείο επαναφοράς, μπορεί να προκαλέσει ακόμη και το κλείσιμο των εργασιών της επιχείρησής σας, ειδικά εάν πρόκειται για σημαντική απώλεια.

Μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα των δεδομένων σας μεταφέροντας τα έγγραφα σε άλλα μέσα αποθήκευσης, όπως εξωτερικούς σκληρούς δίσκους ή δίσκους flash. Το πλεονέκτημα αυτών των μέσων αποθήκευσης είναι ότι είναι φορητά και μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε διαφορετικά μηχανήματα εκτός από τους υπολογιστές της επιχείρησής σας. Ως αποτέλεσμα, μπορείτε να μεταφέρετε τα δεδομένα και να συνεχίσετε να εργάζεστε από οπουδήποτε.

3. Μεταφέρετε τα έγγραφά σας στο Cloud

Τα σύννεφα είναι μεγάλοι διακομιστές που βρίσκονται σε πολλές περιοχές του κόσμου. Οι πάροχοι του μπορούν να παρέχουν online χώρο αποθήκευσης που μπορεί να φιλοξενήσει όλα τα έγγραφα της επιχείρησής σας. Ο αποθηκευτικός τους χώρος είναι απεριόριστος. Η αποθήκευση των εγγράφων σας στο cloud είναι ασφαλής λόγω του υψηλού επιπέδου ασφάλειας στο διαδίκτυο που χρησιμοποιούν οι πάροχοι υπηρεσιών cloud. Επιπλέον, μπορείτε να επιλέξετε ποιος θα έχει πρόσβαση στα έγγραφά σας και να τους επιτρέψει.

Εξάλλου, τεχνολογία cloud σας επιτρέπει να έχετε πρόσβαση στα έγγραφά σας από οπουδήποτε χρησιμοποιώντας οποιοδήποτε gadget. Επιπλέον, μπορείτε να συνεργαστείτε δουλεύοντας σε έγγραφα αποθηκευμένα στο cloud, εάν οι εργαζόμενοί σας εργάζονται εξ αποστάσεως.

κυβερνασφάλεια

4. Ασφαλίστε το δίκτυό σας

Μπορείτε να ασφαλίσετε το δίκτυό σας χρησιμοποιώντας δύο σημαντικά μέτρα ασφαλείας. Αρχικά, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα εικονικό ιδιωτικό δίκτυο (VPN) που θα περιορίζεται μόνο στους υπαλλήλους σας. Στους εσωτερικούς υπαλλήλους σας θα πρέπει να εκχωρηθούν διαπιστευτήρια σύνδεσης που τους δίνουν πρόσβαση στο δίκτυο. Επιπλέον, μπορείτε να κάνετε τους κωδικούς πρόσβασης να έχουν ημερομηνία λήξης, ίσως μετά από ένα μήνα. Γίνεται δύσκολο να χακάρεις τον κωδικό πρόσβασης όταν αλλάζεις τακτικά.

Δεύτερον, θα πρέπει να εφαρμόσετε ένα τείχος προστασίας. Η σημασία ενός τείχους προστασίας είναι ότι διασφαλίζει ότι καμία μη εξουσιοδοτημένη κίνηση δεν μπορεί να έχει πρόσβαση στο δίκτυό σας, όπως οι χάκερ.

5. Ασφαλίστε τις συσκευές σας

Συνιστάται να προστατεύετε επαγγελματικούς υπολογιστές, tablet, τηλέφωνα Voice over Internet Protocol (VoIP) και smartphone με κωδικούς πρόσβασης. Οι καλοί κωδικοί πρόσβασης θα πρέπει να έχουν συνδυασμό πεζών και κεφαλαίων γραμμάτων και ειδικών χαρακτήρων. Οι πρακτικές ασφαλούς κωδικού πρόσβασης συνιστούν τη χρήση τουλάχιστον οκτώ χαρακτήρων στον κωδικό πρόσβασής σας. Παρακαλούμε αποφύγετε να χρησιμοποιείτε το όνομά σας ή προφανή αγγλικά ονόματα ως κωδικό πρόσβασης, όπως μπορούν εύκολα να μαντέψουν.

Τέλος, ασφαλίστε τις συσκευές της επιχείρησής σας χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα προστασίας από ιούς. Ενημερώνετε τακτικά το antivirus σας για βέλτιστη κυβερνασφάλεια. Πριν κάνετε λήψη οτιδήποτε από το Διαδίκτυο, σαρώστε το έγγραφο για να βεβαιωθείτε ότι είναι ασφαλές για λήψη. Αποφύγετε να επισκέπτεστε ιστότοπους που έχουν επισημανθεί ως μη ασφαλείς από το πρόγραμμα προστασίας από ιούς, καθώς ενδέχεται να εκθέσετε τη συσκευή σας σε επικίνδυνους ιούς.

Τελικές σκέψεις

Η ασφάλεια των εσωτερικών επιχειρηματικών εγγράφων δεν μπορεί να υπερτονιστεί, καθώς αποτελεί τη ραχοκοκαλιά όλων των επιχειρηματικών λειτουργιών. Τα επαγγελματικά έγγραφα θα πρέπει να προστατεύονται από απώλεια, διαφθορά από χάκερ ή υποκλοπή κατά την αποστολή τους στο Διαδίκτυο. Γι’ αυτό θα πρέπει να χρησιμοποιείτε τρέχοντα πρωτόκολλα ασφαλείας, όπως αυτά που αναφέρονται σε αυτό το άρθρο, για να προστατεύσετε τα εσωτερικά έγγραφα της επιχείρησής σας.

Ähnliche Beiträge

Αφήστε μια απάντηση