9 πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν επιλέγετε μια ηλεκτρονική υπηρεσία φαξ

4
9 πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν επιλέγετε μια ηλεκτρονική υπηρεσία φαξ
Ηλεκτρονική υπηρεσία φαξ

Εάν έχετε ήδη αποφασίσει να απαλλαγείτε από το παλιό σας μηχάνημα φαξ προς όφελος της διαδικτυακής υπηρεσίας φαξ, είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να επιλέξετε το καλύτερο που ταιριάζει στις μοναδικές επιχειρηματικές σας ανάγκες. Ενώ οι περισσότερες διαδικτυακές υπηρεσίες φαξ έχουν τις ίδιες δυνατότητες, ορισμένες προσφέρουν ένα πιο προσιτό πρόγραμμα λήψης και αποστολής φαξ από τον υπολογιστή σας.

Είτε θέλετε να απολαύσετε εξοικονομήσεις είτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο την επένδυσή σας, παρακάτω είναι τα πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν επιλέγετε μια διαδικτυακή υπηρεσία φαξ:

1. Οι επιχειρηματικές σας ανάγκες

Ενώ η κύρια λειτουργικότητα και η φύση των υπηρεσιών φαξ μέσω Διαδικτύου είναι ίδια, ενδέχεται να βρείτε συναρπαστικές δυνατότητες που είναι είτε διαθέσιμες είτε μοναδικές σε ορισμένες διαδικτυακές υπηρεσίες φαξ. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να κάνετε περισσότερες επιχειρήσεις χρησιμοποιώντας email στο φαξ, επιλέξτε μια υπηρεσία που επιτρέπει την αποστολή ή τη λήψη φαξ μέσω email. Επομένως, φροντίστε να προσδιορίσετε τι χρειάζεστε και να βρείτε την καταλληλότερη υπηρεσία φαξ για την επιχείρησή σας.

2. Ασφάλεια

Όταν επιλέγετε μια διαδικτυακή υπηρεσία φαξ, η ασφάλεια πρέπει να είναι η κύρια προτεραιότητά σας. Επιπλέον, καμία επιχείρηση δεν θα ήθελε να αντιμετωπίσει μια παραβίαση δεδομένων. Επομένως, είναι απαραίτητο να αναζητήσετε μια ηλεκτρονική υπηρεσία φαξ με κωδικοποιημένα μηνύματα ή κρυπτογράφηση. Με αυτόν τον τρόπο, κανένα μη εξουσιοδοτημένο μέρος δεν θα έχει πρόσβαση στα φαξ σας, καθώς η κρυπτογράφηση διασφαλίζει τη μετάδοση των φαξ.

3. Ικανότητα αναζήτησης

Τυπικά, διαδικτυακή αποστολή φαξ διαφέρει από το συμβατικό φαξ. Η κύρια διαφορά μεταξύ αυτών των δύο είναι η ευκολία και η ευκολία στον εντοπισμό των φαξ που χρειάζεστε. Αντί να μεταβείτε σε διάφορους φακέλους για να αναζητήσετε ένα συγκεκριμένο έγγραφο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αναζητήσεις λέξεων-κλειδιών για να σαρώσετε τα αρχεία σας και να βρείτε το έγγραφο που χρειάζεστε.

Χωρητικότητα αναζήτησης

4. Κινητικότητα και Ευκολία Χρήσης

Καθώς όλο και περισσότεροι άνθρωποι χρησιμοποιούν κινητές συσκευές για να διαβάζουν μηνύματα, να ανοίγουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να περιηγούνται στο διαδίκτυο, αξίζει να λάβετε υπόψη την κινητικότητα και την ευκολία χρήσης της υπηρεσίας διαδικτυακού φαξ που έχετε επιλέξει. Εάν είναι δυνατόν, επιλέξτε μια διαδικτυακή υπηρεσία φαξ που επιτρέπει την εύκολη πρόσβαση σε έγγραφα και συνοδεύεται από μια χρήσιμη εφαρμογή.

Ωστόσο, μην αφήνετε ποτέ τις φανταχτερές δυνατότητες του φορητού υπολογιστή να παρακάμπτουν τα συστήματα φορητού υπολογιστή ή υπολογιστών. Εάν έχετε χαρτιά που πρέπει να μετατρέψετε για κοινή χρήση από τα Windows, είναι πιο εύκολο να χρησιμοποιήσετε μια διαδικτυακή υπηρεσία φαξ που προσφέρει υποστήριξη για φορητές συσκευές με λειτουργικότητα επιτραπέζιου υπολογιστή.

5. Δομές τελών

Κανείς δεν θέλει να βιώσει απροσδόκητα κόστη και κρυφές χρεώσεις. Ενώ πολλές διαδικτυακές υπηρεσίες φαξ έχουν σταθερά προγράμματα, άλλες χρεώνουν επιπλέον επιπλέον κόστος, τέλη εγκατάστασης και χρεώσεις μεγάλων αποστάσεων. Επομένως, μην ξεχνάτε ποτέ να ελέγχετε και να κατανοείτε τις δομές τελών της προτιμώμενης διαδικτυακής υπηρεσίας φαξ για να γνωρίζετε εάν έχουν κρυφές χρεώσεις. Ακόμα κι αν ο πάροχος δεν απαιτεί από εσάς να υπογράψετε μια μακροπρόθεσμη συμφωνία ή σύμβαση, θα σας θεωρήσει υπεύθυνο για τις χρεώσεις, συμπεριλαμβανομένων αυτών που επιβαρύνεστε άθελά σας.

Για να χρησιμοποιήσετε λέξεις-κλειδιά και ετικέτες, πρέπει να επιλέξετε μια διαδικτυακή υπηρεσία φαξ που προσφέρει αυτού του είδους τη λειτουργικότητα. Επιλέξτε μια υπηρεσία που σας επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε την αρχειοθέτησή σας και να συμπεριλάβετε ετικέτες για μια γρήγορη αναζήτηση στο μέλλον.

6. Ταχύτητα

Όταν χρησιμοποιείτε μια διαδικτυακή υπηρεσία φαξ, η εργασία σας είναι πιο διαχειρίσιμη χωρίς να αντιμετωπίζετε μια απαρχαιωμένη συσκευή φαξ, επειδή είναι εύκολη η αποστολή και η λήψη φαξ. Είτε οι παραλήπτες σας χρησιμοποιούν διαδικτυακό φαξ είτε εξακολουθούν να είναι κολλημένοι με μια συσκευή φαξ, μπορείτε να επεξεργαστείτε γρήγορα τη δική σας σε λίγα δευτερόλεπτα. Έτσι, συμφέρει να επιλέξετε μια διαδικτυακή υπηρεσία φαξ με εντυπωσιακή ταχύτητα, ώστε να τηρείτε τις προθεσμίες σας κατά την αποστολή μηνυμάτων φαξ.

7. Εύκολη ενσωμάτωση και απεριόριστος χώρος αποθήκευσης

Επιλέξτε μια διαδικτυακή υπηρεσία φαξ που προσφέρει εύκολη ενσωμάτωση και απεριόριστο χώρο αποθήκευσης για μια πιο βελτιωμένη εμπειρία κοινής χρήσης αρχείων. Είναι απαραίτητο για λόγους τήρησης αρχείων και επιτρέπει στην επιχείρησή σας να διατηρεί τα αρχεία σε ένα πιο κεντρικό σύστημα. Επίσης, αν σκοπεύετε να πάει χωρίς χαρτί και να είναι πιο φιλικό προς το περιβάλλον, είναι απαραίτητη η εύκολη ενσωμάτωση και η απεριόριστη αποθήκευση.

8. Υποστήριξη

Όταν ψάχνετε για διαδικτυακή υπηρεσία φαξ, ίσως να θέλετε να εξετάσετε την υποστήριξη του προμηθευτή. Οι περισσότερες διαδικτυακές υπηρεσίες φαξ προσφέρουν μια ποικιλία επιλογών βοήθειας, όπως υποστήριξη ιστότοπου και τηλεφωνική υποστήριξη.

Η υποστήριξη ιστότοπου συχνά περιλαμβάνει χρήσιμους οδηγούς χρήστη και υποστήριξη συνομιλίας. Αντίθετα, η τηλεφωνική υποστήριξη αποτελείται από έναν αριθμό χωρίς χρέωση που προσφέρει υποστήριξη για χρεώσεις, τεχνικά ζητήματα και άλλες ανησυχίες πελατών.

9. Δυνατότητα ηλεκτρονικής υπογραφής

Το ηλεκτρονικό φαξ είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να μοιράζεστε εμπιστευτικά συμβόλαια όταν είναι αδύνατο να προγραμματίσετε μια προσωπική συνάντηση. Η χρήση μιας διαδικτυακής υπηρεσίας φαξ με δυνατότητα ηλεκτρονικής υπογραφής μπορεί να σας προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα. Αυτή η δυνατότητα όχι μόνο θα σας επιτρέψει να συνεχίσετε τις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες, αλλά κάνει επίσης τη διαδικασία πιο γρήγορη.

Συμπέρασμα

Όταν επιλέγετε μια διαδικτυακή υπηρεσία φαξ, φροντίστε να αξιολογήσετε τις ανάγκες σας σε σχέση με αυτά που προσφέρει ο προτιμώμενος πάροχος. Να είστε σαφείς με τις δομές των τελών τους και να βεβαιωθείτε ότι έχετε να κάνετε με μια αξιόπιστη και νόμιμη εταιρεία. Επίσης, μην ξεχνάτε να έχετε κατά νου τα παραπάνω πράγματα για να σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο την επιλεγμένη διαδικτυακή υπηρεσία φαξ και να επιτύχετε τους στόχους σας.

Ähnliche Beiträge

Αφήστε μια απάντηση